O métier de secrétaire médicale: missões, competências e formação

O métier de secrétaire médicale ocupa um lugar bastante contraditório na paisagem médica francesa: à ao mesmo tempo conhecido e desconhecido para todos. A grande maioria dos franceses, se não todos, já entrou em contacto com um secretariado médico durante uma visita ao médico. Como em todas as profissões visíveis (a profissão de assistente dentárioou a profissão de enfermeiro), ou seja, em contacto direto com o cliente ou doente, todos têm uma opinião pré-concebida sobre o papel deste profissional, quando na realidade pouco sabemos e compreendemos de todas as suas responsabilidades. Por isso, era lógico que lhe dedicássemos uma das nossas fichas informativas nos media, de forma a descrever este ator fundamental no funcionamento do sistema nacional de saúde.

Qual é o papel de um secretário médico?

Este título, voltado para atender pré-requisitos editoriais, não faz jus às complexidades do trabalho de uma secretária corporativa. Assume tantas responsabilidades que teria sido mais honesto intitular esta secção: que papel não é o de um secretário de empresa? Aqui está, então, uma lista não exaustiva de todas as tarefas que ela tem de realizar durante os seus exercícios diários.

Receber os pacientes e gerir as consultas

Receção física: orientação dos pacientes nas instalações, gestão da sala de espera, controlo dos documentos administrativos.
Receção telefónica: atendimento de chamadas, triagem de emergências, informação sobre disponibilidade.
Planeamento de consultas: organização de agendas médicas, gestão de cancelamentos e adiamentos.
Gestão das urgências: avaliação do grau de urgência dos pedidos, inserção dos casos urgentes na agenda.
Informação dos pacientes: explicação dos preparativos necessários para os exames, comunicação dos honorários.
Gestão dos atrasos: reorganização do calendário em tempo real, informação dos pacientes em causa.

Organização administrativa do consultório médico

Gestão financeira: cobrança de consultas, controlo de pagamentos pendentes, transmissão de fichas de tratamento.
Acompanhamento contabilístico: manutenção de registos de recebimentos, preparação de documentos para o revisor oficial de contas.
Gestão de stocks : inventário do material médico, encomenda de material administrativo.
Relações com os fornecedores: negociação de preços, controlo das entregas, gestão dos reembolsos.
Manutenção das instalações : coordenação com os serviços de limpeza, manutenção dos equipamentos.
Gestão de agendas: organização de reuniões profissionais, coordenação de ausências.

Gestão dos dossiers médicos e da correspondência

Criação de registos de pacientes: recolha e verificação de informações administrativas e médicas
Atualização de registos: integração de resultados de exames, relatórios de consultas.
Digitação médica: transcrição de relatórios de consultas, correspondência médica.
Arquivamento: arquivamento de ficheiros em papel e digitais, cumprimento dos requisitos legais de conservação.
Correspondência médica: redação e envio de cartas aos colegas, laboratórios.
Proteção de dados: aplicação do segredo médico, sigilo das informações confidenciais.
Relações com os profissionais: transmissão de informações aos especialistas, coordenação dos cuidados.
Gestão de exames: marcação de exames complementares, controlo de resultados.
Processamento de correio: triagem do correio recebido, preparação e envio do correio expedido.
Numérização: digitalização de documentos em papel, indexação no registo informático de doentes.
Gestão dos pedidos de acesso: tratamento dos pedidos de registos médicos dos pacientes.
Coordenação com as organizações de saúde;: transmissão de informação à segurança social e às mutualidades.

Formação para ser secretário médico

Os diferentes percursos de formação

Não existe um diploma estatal específico para esta profissão, mas existem várias vias de acesso à carreira de secretário médico. A via clássica é o bacharelato profissional ou tecnológico, seguido de uma formação especializada. Esta última pode ser feita num curso inicial ou em sanduíche, permitindo uma rápida imersão no mundo profissional.

Os diplomômes e certificações exigidos

Os principais diplomas reconhecidos para se tornar um secretário médicosão:

A qualificação profissional de médico de secretária
Bacharelato profissional de secretariado
O BTS Services et prestations des secteurs sanitaire et social
Certificação de secretário médico emitida por certas escolas privadas

Oportunidades de especialização

Existem várias possibilidades de especialização, em função, nomeadamente, do tipo de estabelecimento ou da especialidade médica: cancro, radiologia, cirurgia, psiquiatria, etc. Estas especializações permitem-lhe adquirir competências específicas e progredir para cargos mais técnicos.

Para saber mais, consulte a nossa ficha de nível para a secéria médica!!!

As competências essenciais de um secretário médico

São muitos, tal como as tarefas que têm de realizar. A secretária médica é, portanto, muito versátil, porque tem de dominar tanto a comunicação com os pacientes como o ambiente digital em que os registos são geridos. A variedade das suas acções traduz-se em:

Comunicação e competências interpessoais

Esta é a pedra angular do trabalho de um secretário médico. Durante décadas, todos eles tiveram de demonstrar uma excelente capacidade de escuta para compreender as necessidades dos pacientes e lidar com as emergências. A diplomacia e o autocontrolo são também essenciais para gerir situações de conflito e acompanhar doentes ansiosos ou angustiados. O secretário médico deve adaptar a sua comunicação às pessoas com quem está a lidar, sejam elas doentes, médicos ou outros profissionais de saúde.

Além disso, o seu profissionalismo manifesta-se tanto na atitude como na linguagem. Deve ter um sentido apurado de confidencialidade e discrição. A capacidade de trabalhar em equipa e de coordenar os diferentes intervenientes é crucial, assim como a capacidade de reformular e popularizar a informação médica para a tornar acessível aos doentes. Ao mesmo tempo, uma forte capacidade de gestão e mediação de conflitos contribui para manter um ambiente de trabalho sereno para todos.

Mestria em ferramentas de burótica e software médico

A crescente digitalização do sector médico exige que este profissional domine as ferramentas informáticas. No dia a dia, o secretário médico tem de gerir uma vasta gama de programas informáticos especializados na gestão de consultórios médicos. Embora estas ferramentas facilitem a gestão das consultas e o acompanhamento dos pacientes, não reduzem o impacto do secretariado nesta matéria. Já não tem de fazer tudo sozinha, mas deve, em contrapartida, desenvolver competências logísticas informáticas que lhe darão acesso a melhores oportunidades de emprego no secretariado médico.

Deve, por exemplo, transmitir formulários de cuidados de saúde às organizações relevantes ou atualizar os registos dos pacientes na plataforma dedicada. Com o aumento da telemedicina, o secretário médico deve também familiarizar-se com as plataformas de consulta à distância e com os sistemas de ditado digital para a transcrição médica. Tantas manipulações digitais que o tornam um negócio moderno sujeito às rápidas mudanças do ambiente digital.

Conhecimentos médicos básicos e terminologia

Embora não seja o cerne da sua atividade, o segurança médica profissional deve possuir uma sólida cultura médica. O domínio do vocabulário específico e das principais abreviaturas é essencial para compreender e transcrever eficazmente as informações transmitidas pelo médico aos pacientes e para poder responder às principais questões destes últimos.

Compreender as diferentes especialidades médicas e as suas particularidades facilita também a gestão da administração dos processos. O secretário médico deve também conhecer os protocolos de tratamento e os circuitos terapêuticos normalizados. O domínio da nomenclatura dos procedimentos médicos é essencial para a faturação, assim como o conhecimento dos principais medicamentos e tratamentos. Por último, as regras de higiene e de saúde e segurança no ambiente médico também fazem parte da base de conhecimentos necessária, mesmo que esta permaneça marginal.

Claro que um constante acompanhamento da evolução legislativa e tecnológica lhe permitirá manter-se atento e o mais próximo possível da realidade da sua própria atividade, garantindo que nunca está desatualizado.

As condições de trabalho de um secretário médico

As condições de trabalho de um secretário de empresa

Num consultório médico, numa clínica ou num hospital

As condições de trabalho de uma secretária médica variam consideravelmente consoante o seu local de prática, apresentando cada ambiente as suas próprias especificidades.

Na prática médica, o ambiente oferece várias vantagens distintivas:

Um ambiente familiar e amigável
Uma relação privilegiada com o(s) médico(s)
Maior autonomia na organização do trabalho
Acompanhamento personalizado do doente
Responsabilidade direta pela gestão administrativa

A prática clínica, por seu lado, apresenta um quadro diferente, mais estruturado, com procedimentos formalizados. O trabalho é realizado em equipa, o que permite uma melhor partilha do trabalho e uma gestão mais flexível das férias.

O ambiente hospitalar, por sua vez, é caracterizado por protocolos rígidos e uma grande variedade de patologias encontradas.

Horário e ritmo de trabalho

A organização do horário de trabalho depende muito do tipo de estabelecimento. As principais caraterísticas variam consoante o local de trabalho:

Na clínica privada, o horário de trabalho é geralmente fixo, com pouco ou nenhum trabalho ao fim de semana, uma carga horária elevada e encerramento durante as férias do médico.

Nos estabelecimentos de saúde, o ritmo é mais variável. Os secretários podem trabalhar em regime de rotatividade e, por vezes, têm de estar de serviço à noite ou aos fins-de-semana. Os horários são estabelecidos com várias semanas de antecedência, o que permite uma melhor organização pessoal. Por último, o volume de trabalho pode ser particularmente intenso nos serviços de urgência, que são muito concorridos.

Saiba mais sobre este assunto com o nosso horário de secretariado médico hospitalar !

Perspectivas de desenvolvimento da carreira

Evoluir para um cargo de diretor administrativo

Com a experiência, um médico experientepoderá progredir para cargos de responsabilidade como o de coordenador de secretariado médico ou de diretor administrativo num estabelecimento de saúde. Estas mudanças exigem uma formação complementar.

Como o sector médico está em constante evolução, a formação contínua é essencial para garantir uma carreira de sucesso. Os secretários médicos podem frequentar cursos de formação para melhorar as suas competências na utilização de novas ferramentas digitais, na gestão do stress ou na aquisição de novas competências administrativas.

Mudanças na especialização empresarial

A diversidade das especialidades médicas oferece oportunidades de reorientação dentro da própria profissão. Um secretário médico pode optar por se especializar numa nova área médica, mudando o seu ambiente de trabalho, mas mantendo as suas competências essenciais.

Na verdade, o métaire de secrédicale é completo. Abrange desde a simples marcação de consultas até à gestão de ficheiros médicos e ao tratamento de cargas de trabalho digitais. Trata-se, portanto, de uma carreira em constante evolução, nomeadamente no contexto da digitalização do sector da saúde. Os profissionais têm de se adaptar às novas tecnologias, mantendo a qualidade dos cuidados prestados aos doentes. É um trabalho exigente, mas gratificante, que oferece perspectivas reais de progressão para aqueles que investem.

Gostou desta ficha informativa? Então continue a ler a nossa folha de salários de secretariado médico!!!